KanbanLean

Introdução

Usando o Método Kanban para gerenciamento de fluxo de trabalho pode ajudá-lo significativamente com priorizando tarefas com precisão. Ele irá guiá-lo para organizar tarefas com base na sua importância e resolver questões urgentes o mais rápido possível. Tudo que você precisa fazer é definir algumas regras básicas em sua placa Kanban e certifique-se de sua equipe está estritamente segui-los.

Como priorizar o trabalho com colunas Kanban?

Há sempre uma coluna solicitada (ou o atraso) em sua placa Kanban que serve como o ponto de entrada de itens de trabalho para o seu trabalho. Todas as tarefas futuras estão posicionadas lá dependendo de sua prioridade.

No entanto, pode haver diferentes tipos de espera de colunas Kanban ainda mais no fluxo de trabalho em sua placa, dependendo das funcionalidades de sua equipe.

Para cada um deles, sua equipe precisa seguir a regra de puxar Top cards primeiro. Desta forma, as tarefas de maior importância serão concluídas o mais rápido possível.

Alguns exemplos de colunas Kanban de espera podem ser:

  • Aguardando aprovação– Este tipo de coluna de fila Kanban é apropriado para tarefas que requerem aprovação para processamento (por exemplo, pagamentos, vendas promocionais, etc.)
  • Aguardando revisão– Esta fila Kanban é um estágio relevante do fluxo de trabalho em que os itens de trabalhos aguardam para serem avaliados. É como um filtro antes de tarefas receber feedback e avançar para a fase de conclusão ou voltar para melhorias. Desempenha um papel crucial na qualidade do produto/serviço (por exemplo, desenvolvimento de produtos, escrita de conteúdo, design, etc.)
  • À espera de actividade externa– Este tipo de coluna Kanban é aplicável para tarefas que esperam ações de terceiros para serem concluídas. Acontece muitas vezes quando uma equipe se comunica com outras unidades fora da empresa. E.g. Parcerias, Afiliados Programas, etc.)

Geralmente, usando Kanban, você cria um sistema de pull onde os membros da equipe puxam sua próxima tarefa depois de terminar sua atual. No entanto, antes de puxar o próximo item de trabalho, você precisa saber uma regra básica:

Quando você coloca tarefas futuras em uma coluna Kanban de espera, você precisa ter certeza de que as de cima serão da mais alta importância.

Assim, cada vez que um de seus membros da equipe decide puxar um novo cartão Kanban, ele será o único com a maior prioridade. Isso não significa que as tarefas de alta prioridade passarão constantemente por cima das tarefas com baixa prioridade. Você tem que agilizar apenas os itens de trabalho urgente.

Priorizando tarefas com Kanban Raias

Além de melhorar a transparência, raias também pode servir como uma ferramenta para priorizar tarefas de trabalho em sua placa Kanban. Enquanto as colunas dividem seu fluxo de trabalho em diferentes estágios (como desenvolvimento, revisão, pronto para entrega e etc.), raias pode ser usado de várias maneiras como:

  1. Agrupando tarefas dependendo do tipo de trabalho, por exemplo: desenvolvimento Web, recursos técnicos, conteúdo e etc.
  2. Agrupando tarefas com base no desenvolvimento de produtos: Trabalhando no produto X, produto Y ou produto Z.
  3. Agrupando tarefas dependendo de sua prioridade: prioridade baixa, prioridade média, alta prioridade.

Nos dois primeiros casos, você pode facilmente aplicar a priorização de trabalho. Você só precisa adicionar um raia “agilizar” no topo da sua placa Kanban. Depois disso, toda vez que há um problema urgente, você simplesmente tem que movê-lo para o raia superior. Além disso, certifique-se de que o membro da equipe relacionado a este problema exato está trabalhando somente nele. Até a sua conclusão.

Ao usar raias no quadro kanban, para priorização de tarefas, você pode ter certeza de que itens de trabalho valiosos serão concluídos antes de outros. Além disso, a visualização de todo o processo irá ajudá-lo a notar pontos fracos ou gargalos em seu fluxo de trabalho e continuamente melhorá-lo.

Priorizando tarefas com indicadores de cores

O uso de indicadores de cores é uma das formas mais comuns de priorizar o trabalho. As soluções de software Kanban contemporâneas normalmente permitem que você use cores personalizadas para marcar o nível de prioridade.

Por exemplo, um cartão vermelho pode significar que tem prioridade crítica, enquanto que um verde tem uma prioridade normal. Como sinais visuais, marcas de cores podem ser facilmente manchadas por qualquer membro da equipe.

Em resumo

Você pode usar ferramentas diferentes em sua placa Kanban para priorizar o trabalho de uma maneira otimizada:

  • Use colunas para certificar-se de que as principais tarefas prioritárias serão puxadas primeiro
  • Use raias para agilizar questões urgentes
  • Usar indicadores de cores para melhorar a visibilidade

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