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Uma gestão de fluxo eficiente se faz por meio de métricas claras, objetivas e confiáveis. Estabelecer um fluxo de trabalho estável é a chave para a construção de equipes bem-sucedidas e produtivas. Um fluxo de trabalho estável ajuda sua organização a entregar mais rápido ao mercado e traz maior valor para seus clientes e organização.

Mas como você pode medir a taxa de sucesso do seu fluxo de trabalho e melhorá-lo?

A resposta é simples- usando dados estatisticamente significativos. Fazer uso de ferramentas de análise estatística se faz necessário para uma boa gestão de fluxo. Mas não se assuste. Não é nada de outro mundo. E não são modelos complicados, que irão ficar dias executando em algum supercomputador! O uso de métricas Kanban é necessário para entender como sua equipe está executando e onde eles precisam melhorar

Com métricas de fluxo Kanban, você não precisa adivinhar quando o trabalho em um projeto será feito. As métricas do seu fluxo de trabalho lhe darão dados rígidos sobre a produtividade, eficiência e confiabilidade do seu processo de produção.

Aqui está porque você pode considerá-los como métricas de produtividade da equipe e métricas de eficiência do processo.

Agora, vamos descobrir quais são as melhores métricas de relatórios Kanban que você precisa saber.

Lead time e Cycle Time

O Lead time e Cycle Time são duas das métricas Kanban mais importantes e úteis. Eles podem ajudá-lo a entender quanto tempo os itens de trabalho gastam em seu fluxo até que sejam concluídos. O lead time é a quantidade total de tempo que uma tarefa gasta da ordem à entrega em seu sistema. Tempo de ciclo é a quantidade de tempo que você gasta ativamente trabalhando nele.

Eu, você e muitas pessoas, por muitas vezes, já confundimos estes dois, mas há uma diferença clara.

Basicamente, o prazo de início começa a partir do momento em que uma nova tarefa é solicitada e termina quando é feito. Por outro lado, o ciclo começa quando alguém realmente começa trabalhando em uma determinada missão. Em outras palavras, o cycle time começa a partir do ponto de compromisso.

Ambas as métricas são muito importantes, porque eles podem mostrar-lhe quanto tempo leva para o trabalho para fluir através de seu fluxo de valor.

Você pode usar métricas de lead time para analisar o seu fluxo. Se os itens de trabalho esperarem muito tempo antes de entrar em andamento, se está ocorrendo algum bloqueio em alguma etapa do seu fluxo ou ainda, se os limites de trabalho em progresso estão sendo respeitados.

Por outro lado, as métricas de tempo de ciclo ajudam a compreender quantidade de tempo necessário para a conclusão real de uma determinada tarefa.

Como medir o tempo de ciclo e o tempo de ligação?

A fim de medir o ciclo médio e o tempo de avanço você pode usar um diagrama de fluxo cumulativo (CFD). Uma das fontes de dados mais avançadas para o seu fluxo de trabalho. O CFD pode mostrar-lhe o tempo médio de ciclo e prazo de duração, bem como o número de trabalho em itens de andamento. Desta forma, você pode ver o quão estável é o seu fluxo de trabalho e onde você precisa melhorar.
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 Diagrama de fluxo cumulativo (CFD)

Se você quiser analisar o tempo de ciclo de itens de trabalho individuais, você pode usar a parcela de tempo de ciclo de dispersão. Ele irá ajudá-lo a detectar tarefas que levou uma quantidade maior de tempo para ser concluído. Ele irá ajudá-lo a descobrir e analisar possíveis razões que retarda o processo de trabalho.

Além disso, você também pode usar o histograma de tempo de ciclo a fim de consulte o comprimento de tempo de ciclo mais comum para suas tarefas de trabalho. Esta ferramenta irá ajudá-lo a monitorar e controlar o ritmo desejado de sua equipe.

Throughput

Throughput é o número de tarefas concluídas por unidade de tempo. Por exemplo, itens de trabalho concluídos por dia. Throughput pode ser nomeado uma métrica de produtividade da equipe. Ele representa o nível de produtividade de sua equipe no passado.

A taxa de transferência é uma métrica importante a ser rastreada, pois dessa forma você pode adquirir uma melhor compreensão do impacto que seu fluxo de trabalho tem sobre o desempenho total do negócio. A visão geral do total de unidades processadas pode ajudá-lo a tomar decisões empresariais importantes, como expandir a capacidade de trabalho, acelerar a produção e assim por diante.

A taxa de transferência é um complicado Métrica. É mostra o número de tarefas que foram concluídas por dia. No entanto, ele não mostra quando diferentes tarefas foram iniciadas. É por isso que para decisões futuras mais precisas, você pode combinar as métricas de throughput com tempo de ciclo e prazo de espera.

Como medir a taxa de transferência?

Você pode usar o histograma de throughput a fim de Veja o número de dias que teve uma determinada taxa de transferência ou a porcentagem de todos os dias teve uma determinada taxa de transferência. Ele lhe dará uma melhor compreensão da capacidade da sua equipe.

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Histograma de throughput

Trabalho em andamento

Basicamente, o trabalho inacabado que está em andamento não pode agregar valor aos seus clientes. No entanto, ele desempenha papel crucial quando você deseja monitorar e analisar a capacidade do seu fluxo de trabalho. É por isso que é importante controlar os itens de trabalho que estão em andamento, mas ainda não concluídos. Fazendo assim, não só você pode determinar a capacidade da sua equipe, mas você também pode melhorar o fluxo de valor.

Você pode monitorar facilmente o trabalho em andamento em sua placa Kanban. A diretoria mostra uma rápida visão geral de todas as tarefas que estão em andamento e informações vitais relacionadas a cada tarefa, como o destinatário, o prazo, a descrição e assim por diante.

Como medir o trabalho em andamento?

Além disso, usando um gráfico de trabalho de envelhecimento em andamento, você pode ver a soma de todos os itens de trabalho que estão sendo processados e quanto tempo passou desde que eles foram iniciados. Desta forma, você pode detectar tarefas que têm sido em andamento por muito tempo e por quê.

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Envelhecimento do Trabalho em andamento

Filas (o custo de espera)

As filas aparecem em seu fluxo de trabalho enquanto as tarefas aguardam ação adicional. Por exemplo, um estágio de fila pode ser “” esperando para revisão “. Na verdade, as filas acumulam uma parte importante do tempo de ciclo das tarefas, porque os itens de trabalho são frequentemente Inter-relacionados e eles dependem de diferentes membros da equipe. É por isso que é importante controlar filas e compreender como podem impactar seu desempenho total. É razoável limitar o número de itens de trabalho que estão em filas e tentar movê-los o mais rápido possível.

Em Lean, esperar é considerado um grande desperdício. Portanto, as tarefas mais longas gastam em filas, quanto maior o custo.

Quando será feito?

Tem tido problemas com estimativas? Em algum projeto que você trabalhou as estimativas se realizaram?

Quanto esforço, discussão, estresse, desentendimento serão ainda necessários até que entendermos que, para trabalhos ligado ao conhecimento, é inútil gastar tempo estimando esforço para se realizar alguma atividade?

Não seria ótimo se o seu negócio pode responder a esta pergunta com certeza? É claro, seria. A estimativa de trabalho sempre foi um problema, mas agora você pode usar previsões orientadas a dados a fim de Veja quando suas tarefas serão concluídas.

Como dizia uma propaganda dos anos noventa: “Seus problemas acabaram!”. Conheça as simulações de Monte Carlo. Uma ferramenta estatística que pode ajudá-lo a tomar decisões orientadas a dados.

Com base nos dados históricos do seu fluxo de trabalho, esta ferramenta executa muitas (da ordem de milhares) simulações aleatórias para dar-lhe uma previsão probabilística quando as tarefas atuais podem ser concluídas ou quantas tarefas podem ser concluídas por um determinado período de tempo.
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Simulações de Monte Carlo

Estas são algumas das métricas Kanban mais importantes que você pode começar com a fim de tornar sua equipe mais produtiva e seu fluxo de trabalho mais eficientes.

 

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